5
ركز على ما حققته من إنجازات: الغرض من هذا التقرير هو ذكر ما تحقق من نجاحات، وليس ما كان مأمولًا أو استعراض المشاريع من منطلق عشوائي. لتضييق نطاق العمل وتوجيه تركيزك نحو المنشود أكثر، فكر في الأشياء التي جعلتك فخورًا بما تقدمه في العمل أكثر من غيرها خلال فترة زمنية معينة. قد تكون إنجازاتك هي تهدئة والتعامل مع العملاء الغضبانين أو تعليم وتوجيه زملائك الجدد في العمل أو الالتزام بتقديم كل مهامك قبل موعد تسليمها النهائي. اذكر تلك الإنجازات بشكل مختصر ومباشر ودون إثقال كاهل القارئ بالكثير من التفاصيل غير المهمة.
• يمكنك النجاح في ذكر إنجازاتك عن طريق ذكر أربعة أمور: الموقف ثم المهمة الإجراء ثم النتيجة. ببساطة، اشرح الموقف الذي تمر به باختصار والمهمة التي كنت تتطلع للإيفاء بها ثم الإجراء الذي نفذته من أجل تحقيق هدفك، وفي النهاية النتائج التي حققتها جراء هذا الإجراء. من جديد: الغرض من مثل هذه الأساليب هو الربط بين المشكلات وبين النتائج التي تحققت من خلال ما نفذته من عمل، من خلال شرح ما أدى لوصولك للنتائج الحالية.
• ركز على مجموعة العناوين العامة التالية في استعراضك للإنجازات: "درجة الصعوبة" و "الحالة الواحدة من نوعها" أو "الحالة الأولى مرة" أو "مدى وضوح الرؤية" أو "الإيفاء بمواعيد التسليم النهائية" أو "الإبداع والابتكار" أو "نطاق العمل" "مقدار التأثير".
• من أمثلة ذلك أن تشرح أنه مع بداية عملك كمدير للفرع كانت إحدى المشكلات الملاحظة أن مُعدل مغادرة الموظفين للوظيفة سنويًا هو 35%. وكانت مجموعة الإجراءات التي نفذتها هي: استطلاع لآراء الموظفين حول ما يعجبهم وما لا يعجبهم داخل الفرع وتنظيم عمليات إشراف وتدريب للموظفين وإجراء لقاء أسبوعي دائم من أجل الترابط مهنيًا وشخصيًا بين فريق العمل. نتيجة تلك الإجراءات كانت هي انخفاض مُعدل مغادرة الموظفين للوظيفة سنويًا إلى 15% فقط. وفقًا لما يعرضه المثال السابق، ستجد أنك لم تستغرق وقتًا طويلًا أو لغة معقدة في استعراض الإنجاز، بل في المقابل نجحت بشكل مباشر في توضيح ما تم عبر مجموعة من الروابط المنطقية الدقيقة المُقنعة.
6
اشرح الرؤية والهدف الأسمى. لا تكتفِ بمجرد عرض النتائج، بل كثيرًا ما يكون من المفيد شرح ما تتضمنه تلك النتائج من إضافة وتأثير على مسيرة العمل داخل المؤسسة ككل أو ما يؤكده تحقيقها من الالتزام بقيم أخلاقية أو معنوية.
• لنقل مثلًا أنك بدأت في عقد اجتماعات دورية مع فريق العمل، والسؤال الذي يخطر لقارئ التقرير: وماذا بعد؟ ما الذي أضافه ذلك للعمل في المؤسسة؟ ذلك السؤال شرعي وطبيعي جدًا، مهما بدى أنه مناقشة للبديهيات، والإجابة عليه ضرورية. قد لا تكون هناك نتائج مباشرة ملموسة يمكن قياسها كقيمة ثابتة، لكن يمكن عرض فائدة هذا الإجراء وكيف أثر إيجابيًا على العمل من خلال التطرق لجوانب أخرى.
• يمكن إثبات أن الاجتماعات مع فريق العمل كانت ذات تأثير إيجابي على رفع الحالة المعنوية للموظفين والترابط بينهم، والدليل على ذلك ارتفاع نسبة الانتهاء من المشاريع وانخفاض معدل أيام الإجازات، وهو ما انعكس على تحقيق أرباح مالية أكبر للمؤسسة. يجب أن تنقل ذلك وتوضح الرابط القوي بين الإجراء والنتيجة من أجل إثبات القيمة التي تحققت.
7
أجرِ عملية تدقيق لغوي للتقرير قبل إرساله. لن يكون هناك فائدة لأعظم إنجازات العالم المذكورة في التقرير إذا لم يتم تقديمها بقدر كبير من الاحترافية والإتقان. انظر لهذا التقرير بوصفه لوحة الشرف الخاصة بك والتي يجب أن تعكس مهاراتك وحرفيتك في العمل وأن تقدمها بعد منحها ما يلزم من مجهود في الإعداد والكتابة والمراجعة.
• راجع التقرير نحويًا ولغويًا، سواء كان مكتوبًا باللغة العربية أو الإنجليزية. تأكد من استخدام علامات الترقيم الصحيحة ومن الاعتماد على تنسيق يسهل قراءة التقرير عبر كل صفحاته. جهز التقرير قبل عدة أيام من موعد تسليمه، واقرأه يوميًا كل صباح من أجل مواصلة اكتشاف أخطاء أكثر وعلاجها. لا تؤجل إعداد مثل هذا النوع من التقارير أبدًا إلى اللحظة الأخيرة.
• اطبع نسخة ورقية من التقرير واجلس لقراءتها بهدوء من أجل اكتشاف أي أخطاء لغوية. قد تقدر من خلال قراءة الورق على اكتشاف أخطاء واضحة للغاية إلا أنها تفوتك في أثناء التدقيق والمراجعة عبر شاشة الكمبيوتر.
كتابة محتوى مميز
1
اعرض الجوانب السلبية من منظور إيجابي. لا يمكن اعتبار ذلك على أنه تجاهل للمشكلات أو اكتفاء بالنظر للنصف الممتلئ من الكوب، بل من المهم تحديد المشكلات ومناقشتها بجدية، لكن يجب ألا يحدث ذلك بدراما أو سوداوية، وألا يتحول التقرير لرصد سلبي للمشكلات. لا يجب كذلك أن تراوغ وتكذب في نقل المشكلات على أنها ليست مشكلات. على الرغم من أن الجوانب السلبية لن تكون محور التركيز في تقرير الإنجازات، لكن من المهم لمسيرة العمل ككل أن تذكر المواضع التي لم تحقق فيها الأهداف المطلوبة، والعوائق التي منعتك عن الوصول لأهدافك.
ركز على ما حققته من إنجازات: الغرض من هذا التقرير هو ذكر ما تحقق من نجاحات، وليس ما كان مأمولًا أو استعراض المشاريع من منطلق عشوائي. لتضييق نطاق العمل وتوجيه تركيزك نحو المنشود أكثر، فكر في الأشياء التي جعلتك فخورًا بما تقدمه في العمل أكثر من غيرها خلال فترة زمنية معينة. قد تكون إنجازاتك هي تهدئة والتعامل مع العملاء الغضبانين أو تعليم وتوجيه زملائك الجدد في العمل أو الالتزام بتقديم كل مهامك قبل موعد تسليمها النهائي. اذكر تلك الإنجازات بشكل مختصر ومباشر ودون إثقال كاهل القارئ بالكثير من التفاصيل غير المهمة.
• يمكنك النجاح في ذكر إنجازاتك عن طريق ذكر أربعة أمور: الموقف ثم المهمة الإجراء ثم النتيجة. ببساطة، اشرح الموقف الذي تمر به باختصار والمهمة التي كنت تتطلع للإيفاء بها ثم الإجراء الذي نفذته من أجل تحقيق هدفك، وفي النهاية النتائج التي حققتها جراء هذا الإجراء. من جديد: الغرض من مثل هذه الأساليب هو الربط بين المشكلات وبين النتائج التي تحققت من خلال ما نفذته من عمل، من خلال شرح ما أدى لوصولك للنتائج الحالية.
• ركز على مجموعة العناوين العامة التالية في استعراضك للإنجازات: "درجة الصعوبة" و "الحالة الواحدة من نوعها" أو "الحالة الأولى مرة" أو "مدى وضوح الرؤية" أو "الإيفاء بمواعيد التسليم النهائية" أو "الإبداع والابتكار" أو "نطاق العمل" "مقدار التأثير".
• من أمثلة ذلك أن تشرح أنه مع بداية عملك كمدير للفرع كانت إحدى المشكلات الملاحظة أن مُعدل مغادرة الموظفين للوظيفة سنويًا هو 35%. وكانت مجموعة الإجراءات التي نفذتها هي: استطلاع لآراء الموظفين حول ما يعجبهم وما لا يعجبهم داخل الفرع وتنظيم عمليات إشراف وتدريب للموظفين وإجراء لقاء أسبوعي دائم من أجل الترابط مهنيًا وشخصيًا بين فريق العمل. نتيجة تلك الإجراءات كانت هي انخفاض مُعدل مغادرة الموظفين للوظيفة سنويًا إلى 15% فقط. وفقًا لما يعرضه المثال السابق، ستجد أنك لم تستغرق وقتًا طويلًا أو لغة معقدة في استعراض الإنجاز، بل في المقابل نجحت بشكل مباشر في توضيح ما تم عبر مجموعة من الروابط المنطقية الدقيقة المُقنعة.
6
اشرح الرؤية والهدف الأسمى. لا تكتفِ بمجرد عرض النتائج، بل كثيرًا ما يكون من المفيد شرح ما تتضمنه تلك النتائج من إضافة وتأثير على مسيرة العمل داخل المؤسسة ككل أو ما يؤكده تحقيقها من الالتزام بقيم أخلاقية أو معنوية.
• لنقل مثلًا أنك بدأت في عقد اجتماعات دورية مع فريق العمل، والسؤال الذي يخطر لقارئ التقرير: وماذا بعد؟ ما الذي أضافه ذلك للعمل في المؤسسة؟ ذلك السؤال شرعي وطبيعي جدًا، مهما بدى أنه مناقشة للبديهيات، والإجابة عليه ضرورية. قد لا تكون هناك نتائج مباشرة ملموسة يمكن قياسها كقيمة ثابتة، لكن يمكن عرض فائدة هذا الإجراء وكيف أثر إيجابيًا على العمل من خلال التطرق لجوانب أخرى.
• يمكن إثبات أن الاجتماعات مع فريق العمل كانت ذات تأثير إيجابي على رفع الحالة المعنوية للموظفين والترابط بينهم، والدليل على ذلك ارتفاع نسبة الانتهاء من المشاريع وانخفاض معدل أيام الإجازات، وهو ما انعكس على تحقيق أرباح مالية أكبر للمؤسسة. يجب أن تنقل ذلك وتوضح الرابط القوي بين الإجراء والنتيجة من أجل إثبات القيمة التي تحققت.
7
أجرِ عملية تدقيق لغوي للتقرير قبل إرساله. لن يكون هناك فائدة لأعظم إنجازات العالم المذكورة في التقرير إذا لم يتم تقديمها بقدر كبير من الاحترافية والإتقان. انظر لهذا التقرير بوصفه لوحة الشرف الخاصة بك والتي يجب أن تعكس مهاراتك وحرفيتك في العمل وأن تقدمها بعد منحها ما يلزم من مجهود في الإعداد والكتابة والمراجعة.
• راجع التقرير نحويًا ولغويًا، سواء كان مكتوبًا باللغة العربية أو الإنجليزية. تأكد من استخدام علامات الترقيم الصحيحة ومن الاعتماد على تنسيق يسهل قراءة التقرير عبر كل صفحاته. جهز التقرير قبل عدة أيام من موعد تسليمه، واقرأه يوميًا كل صباح من أجل مواصلة اكتشاف أخطاء أكثر وعلاجها. لا تؤجل إعداد مثل هذا النوع من التقارير أبدًا إلى اللحظة الأخيرة.
• اطبع نسخة ورقية من التقرير واجلس لقراءتها بهدوء من أجل اكتشاف أي أخطاء لغوية. قد تقدر من خلال قراءة الورق على اكتشاف أخطاء واضحة للغاية إلا أنها تفوتك في أثناء التدقيق والمراجعة عبر شاشة الكمبيوتر.
كتابة محتوى مميز
1
اعرض الجوانب السلبية من منظور إيجابي. لا يمكن اعتبار ذلك على أنه تجاهل للمشكلات أو اكتفاء بالنظر للنصف الممتلئ من الكوب، بل من المهم تحديد المشكلات ومناقشتها بجدية، لكن يجب ألا يحدث ذلك بدراما أو سوداوية، وألا يتحول التقرير لرصد سلبي للمشكلات. لا يجب كذلك أن تراوغ وتكذب في نقل المشكلات على أنها ليست مشكلات. على الرغم من أن الجوانب السلبية لن تكون محور التركيز في تقرير الإنجازات، لكن من المهم لمسيرة العمل ككل أن تذكر المواضع التي لم تحقق فيها الأهداف المطلوبة، والعوائق التي منعتك عن الوصول لأهدافك.